La majorité des courriels envoyés spécialement pour des raisons commerciales Ils sont effacés avant d’être lus en raison de l’absence de sélection des mots du sujet du message.
La communication et le suivi des affaires est une étape très importante dans le commerce en particulier, et dans tous les autres domaines d’activité de différents types en général. Il a plusieurs méthodes, notamment par e-mail ou e-mails.
Ce genre de communication s’effectue sur plusieurs plateformes de messagerie bien connues, et dans la plupart des sites de commerce électronique, le vendeur-acheteur est envoyé sur le même site.
Il arrive parfois que la messagerie soit effectuée par e-mail personnel ou professionnel, et l’important ici est de savoir comment écrire le message, pas la plateforme ou le type d’e-mail utilisé
On utilise généralement l’anglais comme langue de communication. et est reconnue comme la langue première dans les échanges internationaux, mais vous n’êtes pas tenu d’être professionnel.
Mais s’il s’agit de traiter avec des entreprises internationales, il est essentiel d’apprendre au minimum les termes les plus importants liés au domaine de travail.
Cet article expliquera comment rédiger un e-mail en anglais, les éléments les plus importants à inclure dans un e-mail et d’autres conseils sur la rédaction d’un e-mail.
La façon dont la lettre est écrite influence considérablement l’attrait de l’acheteur pour l’ouvrir et la lire.et de l’autre côté aide l’acheteur à communiquer ses exigences clairement et sans le moindre problème ou perte de temps.
-La meilleure façon de rédiger un e-mail en anglais
1- N’envoyez pas trop d’e-mails
Si vous êtes vendeur, ne bombardez pas vos clients de messages promotionnels, car de nombreuses personnes s’en lassent, et l’un d’entre nous peut recevoir des dizaines de messages chaque jour, mais ne les ouvre pas tous par manque de temps.
2- Aller directement au but
Le destinataire souhaite toujours savoir ce qu’on attend de lui le plus rapidement possible, sans avoir à lire trop longuement. C’est pourquoi il préfère aller directement au but sans faire de longues introductions.
Soyez bref et précis, sans compromettre le message, tout en respectant le temps des autres.
- Porter une attention particulière à l’objet de la lettre.
Le titre du message et la ligne d’objet jouent un rôle essentiel dans la façon dont le destinataire répond et s’engage dans l’e-mail.
Si le message est percutant, le destinataire le lira parmi les dizaines, voire les centaines de messages qu’il reçoit, et s’il ne l’est pas, il ira directement à la poubelle, la ligne d’objet doit être aussi concise que possible.
4-La politesse
La politesse est l’un des aspects les plus essentiels d’un courrier électronique attrayant, elle fait bonne impression sur le destinataire, le rendant plus réceptif et plus attentif au message. Avec respect et reconnaissance envers l’expéditeur.
5-Ne vous n’essayez pas de courtiser le destinataire.
Il est préférable de ne pas trop en faire et de ne pas se présenter comme un ami proche du destinataire, en particulier de l’acheteur, car cela risque de rendre le destinataire méfiant et de lui donner l’impression que l’expéditeur essaie de l’inciter à faire quelque chose.
6- Attention au format de la lettre et à la mise en forme de l’écriture.
Il convient de prêter attention à la mise en forme du message en termes de taille, de caractères, de couleur de police ou de couleur de fond, et il est toujours préférable de ne pas utiliser de couleurs en arrière-plan, et si nécessaire, il est préférable d’éviter les couleurs vives ou sombres afin que le message ne paraisse pas morne et inconfortable.
7- Vérifier soigneusement le texte du message avant de l’envoyer.
Il s’agit de corriger les éventuelles fautes d’orthographe ou de grammaire afin que le destinataire ne pense pas que l’expéditeur est une personne négligente, car une bonne mise en forme donne un aspect professionnel à l’auteur du message, montre à quel point il se préoccupe du sujet et accroît l’intérêt du destinataire pour le sujet.
– Les choses les plus importantes à écrire dans un E-MAIL
Il y a quelques éléments clés à prendre en compte dans un E-MAIL, comme ceux que nous allons mentionner, car ils rendent le courrier électronique professionnel, organisé et bien structuré :
1-Le titre ou le sujet de la lettre est écrit dans la partie (Subject)
2-La première ligne du message, le nom du destinataire, s’il est connu, avec les mots Hi, Hello ou Dear à la fin, et si le nom n’est pas connu, vous pouvez écrire Hi There ou Dear Sir/Madam.
3- La deuxième ligne de message est une phrase de bienvenue qui souhaite une bonne journée ou que tout se passe bien, comme Good Day ou Good Morning.
Si vous vous exprimez au nom d’une entreprise, vous pouvez rédiger une brève présentation de l’entreprise et de son domaine d’activité, ne dépassant pas une ou deux lignes au maximum, afin de ne pas ennuyer le lecteur.
4-La troisième ligne de la lettre, les détails requis, par exemple : pièces détachées pour voitures Toyota de spécification X, quantité Y, à destination du pays X avec le système de contrat X Y, etc.
Ou, dans le cas d’une vente, les détails du produit sont énumérés, mais pas trop longuement, et s’il y a une liste jointe aux produits avec des photos, c’est encore mieux.
5-La quatrième ligne du message, une phrase de conclusion telle que “Je vous remercie d’avance, je me réjouis de travailler avec vous de façon continue et de construire une relation commerciale à long terme avec votre estimée entreprise”.
6- La dernière ligne de la lettre, la signature de l’expéditeur contient un mot tel que “best Regards ” ou ” Best Wishes “, puis le nom, la fonction dans l’entreprise, l’adresse, le lieu et le numéro de téléphone, ou les coordonnées.
En résumé, le courrier électronique est l’un des moyens de communication les plus importants, grâce auquel une relation efficace et solide peut être établie sur la base du respect et de l’appréciation entre l’acheteur et le vendeur.
Les mots ont un effet magique, et quelques mots suffisent à résoudre n’importe quel problème auquel est confrontée l’une ou l’autre des parties. Que l’expéditeur soit l’acheteur ou le vendeur, la lettre doit donc être polie, coordonnée et concise.
